28.2.2018


Ketterästi SIMOsta scrumiin, käytännön kokemuksia kehittämistyössä


Lapin yliopiston eSosiaalityön maisterikoulutus -hanke alkaa olla loppusuoralla, hanke päättyy 30.6.2018. eSosiaalityön koulutusta on Lapin yliopistossa toteutettu neljässä hankkeessa. Ensimmäinen, silloin nimeltään sosiaalityön it-maisteriohjelma eli SIMO, alkoi syksyllä 2015. Kuluneiden vuosien aikana koulutusta on kehitetty vastaamaan yhä paremmin muuttuneen toimintaympäristön, teknologian kehityksen sekä tutkimuksen vaatimuksiin. SIMO-ohjelmissa korostettiin tietojärjestelmiin ja tiedonhallintaan sekä opetusteknologiaan liittyvää osaamista. Meneillään olevan eSosiaalityön maisterikoulutuksen opintosuunnitelmassa luovuttiin kaksoispätevyyden tuottamisen ajatuksesta, ja tavoitteena on ollut vahvistaa sosiaalityön omiin tavoitteisiin, käytäntöihin ja etiikkaan liittyvää teknologiaosaamista. Substanssiosaamiseen liittyvän teknologiaosaamisen vahvistamisella siis mahdollistetaan teknologian valjastaminen sosiaalityön käyttöön.

Olen valmistunut SIMO 1:stä ja päässyt työssäni kokeilemaan siipien kantavuutta sekä ict-työssä että isossa asiakastietojärjestelmähankkeessa. Olen todennut, että siivet kyllä kantoivat, mutta paljon piti opiskella lisää, mutta näinhän se työelämässä aina on. Pohdin tässä kirjoituksessa käytännön kokemusteni perusteella, mitä osaamista substanssiasiantuntijalla tulisi olla työskennellessään digitalisaatioon kuuluvassa kehittämistyössä. Kyseessä on rikosseuraamusalan asiakastyö, koska olen tehnyt varsinaisen työurani sillä alalla.

SIMO-koulutus antoi melko hyvät eväät vuoden pestiini valtakunnallisena ict-vastuuhenkilönä, koska siinä tarvittiin informaatioteknologian ymmärtämistä. Ensimmäinen tehtäväni työn aloittaessani oli laitoksen lausunnon laatiminen johonkin oikeusministeriön ict-suunnitelmaan. Tuli tunne, että lomalle jäänyt uusi pomoni heitti minut veteen ja katsoi, osaanko uida. Mikäpä siinä auttoi, kaivoin esiin opiskelumateriaaliani ja aloin miettiä, mitä minulle oli yliopistossa opetettu – ja kyllähän siitä vaadittu lausunto muotoutui. Totesin vuoden aikana, että siihen työhön ict-opinnot antoivat kyllä perustaa, mutta onneksi omasin pitkän työkokemuksen ja sosiaalityön koulutuksen tuomaan asiakastyön ymmärrystä teknologian suunnitteluun ja käyttämiseen. Yksi keskeinen asia, mitä opinnoissani ei ollut, mutta nykyään onneksi on, oli arkkitehtuurin opettaminen. Kun istuin ministeriön kokonaisarkkitehtuurityöryhmässä ymmärtämättä muutamaan viikkoon oikein mitään, ei tuntunut hyvältä. Onneksi oli auttavia ihmisiä ja google. Tietojärjestelmähankkeessa arkkitehtuurin merkitys sitten lopullisesti aukesi.

Asiakastietojärjestelmähankkeessa, jossa työskentelin kaksi vuotta, on kyse ennen kaikkea toiminnan kehittämisestä, jota uusi asiakastietojärjestelmä tukee. Tavoitteena on, että työntekijän järjestelmän käyttämiseen kuluva aika vähenee ja aikaa vapautuu asiakkaan kanssa tehtävään työhön. Tällöin siis asiakkaiden tarpeisiin voidaan vastata entistä paremmin. Järjestelmän pääperiaatteiksi määriteltiin helppokäyttöisyys, käyttäjäystävällisyys, ohjaavuus ja asiakaslähtöisyys. Pääsin mukaan jo järjestelmän alkuvaiheisiin eli työhön, jota tehtiin ennen kilpailutusta. Jälkeen päin ajatellen työ oli aluksi vähän kuin pimeässä hapuilua, kun ei kenelläkään meistä ollut aikaisempaa kokemusta tällaisesta työstä. Vaarana onkin, että tehdään liikaa ja/tai tarpeetonta tai ei tehdä riittävästi tarpeellista, mikä esimerkiksi maksaa sitten lisää, kun toimittaja on mukana. Suunnitteluvaiheessa ennen toimittajan mukaantuloa on siis erittäin tarpeellista tietää, mitä siinä vaiheessa tulee tehdä.

Kun mukaan tuli digitaalisten palveluiden suunnittelun osaava yritys, alettiin löytää punainen lanka. Valmisteluvaiheessa tehtiin toiminnallisia vaatimusmäärittelyjä, käyttötapauksia, prosessikuvauksia sekä aloitettiin erittäin tärkeän mutta myös vaikean datamigraation sekä tiedonohjaussuunnitelman ja sähköisen arkistoinnin suunnittelut (TOS ja eAMS). Samaan aikaan alkoi myös useissa työryhmissä toiminnan kehittämisen suunnittelu. Kohdearkkitehtuurin, kustannus-hyötyanalyysin ja tietosuoja/tietoturva-asiat suunnittelivat niiden alojen ammattilaiset. Jo tässä vaiheessa ymmärsin, miten tärkeää on moniammatillisuus kehittämistyössä. Vain substanssiasiantuntija osaa sen työn, jota kehitetään, mutta ict-ammattilaiset ymmärtävät melko nopeasti tarpeellisen organisaation työn ytimestä. Tiedon tuottamiseen voidaan tarvita myös koko organisaation asiantuntijuutta. On tärkeää nähdä uuden kehittäminen organisaation yhteisen toiminnan kehittämisenä.   

Kilpailutuksen jälkeen alkoi sitten varsinainen asiakastietojärjestelmän tekeminen, jossa toimintamallina oli ketterä kehitys. Toimintatapaa kuvaavat tiivis yhteistyö toimittajan kanssa sekä läpinäkyvyys: samat työtilat, päivittäiset tapaamiset ja kokoukset eri kokoonpanoilla, tieto koko ajan, mitä toimittaja tekee ja työviikon lopuksi käydään läpi viikon tekemiset. Substanssiasiantuntijoiden tehtävä on kuvata kaikki se työ, mitä joka päivä arjessa tehdään ja tuottaa se materiaaliksi toimittajalle. Toimittajan tehtävä on sitten rakentaa järjestelmä, jonka toiminnallisuuksilla tämä työ on mahdollista. Mutta ei riitä, että digitalisoidaan vain toimintaa, vaan toimintaa tulee samalla kehittää vastaamaan paremmin tarpeisiin ja hyödyttämään asiakasta ja asiakkaan kanssa tehtävää työtä. Työssä käytettiin scrum-menetelmää, jossa testaajat, tulevat käyttäjät, tulevat mukaan jo alkuvaiheessa eli testaajat testaavat aina muutaman viikon (sprintin) aikana tehdyn kokonaisuuden.

On iso vahvuus, jos työntekijällä on sosiaalityön osaamiseen sisältyvää teknologiaosaamista jo kehittämistyöhön mukaan lähtiessä. Myös projektityön tuntemus on iso plussa, koska työtä tehdään usein projekteissa, pienissä ja isoissa. Työskentelin isohkossa projektissa hankekoordinaattorina, missä tarvittiin myös tietoteknisiä taitoja käyttäessäni erilaisia hankehallinnan ohjelmia, mutta ne oppii opettelemalla. Teknologiaosaamiseen on tarpeellista kouluttaa - ja osaamista on tarpeellista opiskella. Koska teknologiaosaamista sosiaalialalla tarvitaan nimenomaan sosiaalityön näkökulmasta, sen opetuksen tulisikin vakiintua osaksi sosiaalityön perusopintoja. Näin tuleville alan työntekijöille rakentuu jo opiskeluaikana perusta, joka mahdollistaa näiden asioiden ymmärtämisen sekä sosiaalialan työn ja sen välineiden monipuolisen kehittämisen. Kukaan ei voi sulkea silmiään digitalisaatiolta ja ajatella, että tämä ei koske minua tai että minä en osaa. On hyvä muistaa, että substanssiasiantuntijat eivät koodaa eivätkä ict-ihmiset tunne substanssia, molempia tarvitaan. Kummankin tulee ymmärtää, mistä kehittämistyössä on kysymys ja mikä kummankin rooli yhteisessä työssä on. Sananlaskun sanoin: Työ tekijäänsä opettaa – mutta ei oppikaan ojaan kaada.

 
Merja Ansamaa
eSosiaalityön maisterikoulutus, yliopisto-opettaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Voit kommentoida kirjoitusta omalla nimelläsi, käyttäjätunnuksellasi tai anonyymisti.

Kiitos osallistumisesta keskusteluun!